Diakoniewerk Ruhr GmbH
Wir haben das Interview mit Herrn Christian Ferber, Facility Manager, geführt.
Das Diakoniewerk Ruhr wurde vor sechs Jahren neu strukturiert. Die Organisation hat jetzt 2.400 Mitarbeiter, die unter anderem in den Bereichen Alten- und Behindertenpflege, der Suchtkrankenhilfe und der Beratung von Kindern und Jugendlichen beschäftigt sind. Mit dazu gehört ein 280-Betten-Krankenhaus. Unser Gesprächspartner, Herr Christian Ferber, hat die Position des Facility Managers vor zwei Jahren angetreten. Zu seinen Aufgaben gehört es die Abteilung Facility Management (FM) neu zu strukturieren und aufzubauen. Planon wurde von seinem Vorgänger ausgewählt. Nach Einarbeitung in die Software und den ersten Kontakten zu Planon wurde der Entschluss gefasst die Software zu behalten und weiter zu entwickeln.
Es gab während der Auswahlphase mehrere Softwareangebote, die sich in Preis und Inhalt stark unterschieden haben. Planon wurde ausgewählt, weil das Diakoniewerk Ruhr vom Potential des Systems und des Anbieters überzeugt war. „Das System ist nicht vorbelastet, sehr flexibel und man kann damit FM-Tätigkeiten ebenso gut wie den Einkauf unterstützen.”
Das Ziel der Planon Einführung war vor allem, die vielfältigen Tätigkeiten der FM Abteilung effizient zu unterstützen und einen Überblick über alle wesentlichen Daten der bestehenden Gebäude zu gewinnen. Das Diakoniewerk Ruhr wollte im ersten Schritt die Datenbank des Bestands aufbauen, die Dokumentation in das System integrieren und die Abläufe wirtschaftlich abbilden. Außerdem sollte Planons Intranet- und Internetportal FacilityNet als besonderes Feature eingesetzt werden, um alle Außenstellen in die Kommunikation einzubinden und die Workflows kundenfreundlicher zu gestalten.
Der Planon-Berater vor Ort hat mit seinem Know How zum Erfolg der Implementierung bei Diakoniewerk Ruhr beigetragen. „Dabei wurde im Nachhinein klar, dass es noch besser hätte laufen können, wenn wir intern gleich zu Beginn des Projekts die richtigen Prioritäten gesetzt hätten. Beispielsweise wurde die Reihenfolge der implementierten Module nicht immer optimal an unseren Bedürfnissen orientiert. Trotzdem wurde die Implementierung innerhalb des Zeitplans und mit dem kalkulierten Budget bewerkstelligt, so dass das Projekt auch in dieser Hinsicht ein Erfolg ist.“
„Die Anwender sind von Planon begeistert und nutzen das System zur Dokumentation von Gebäuden, Inventar und technischen Anlagen und um Arbeitsaufträge zu bearbeiten“, sagte Herr Ferber. „Meine Mitarbeiter arbeiten gerne mit dem System, da dieses Programm einfach bedienbar ist und alle Anforderungen abdecken kann. Die Arbeit ist durch den Einsatz von Planon angenehmer und zielgerichteter geworden. Planon hat unsere Erwartungen bisher voll erfüllt.“
Zukünftig wird das Planon-System beim Diakoniewerk Ruhr mit den Zuständigkeiten und Servicebereichen des Auftraggebers wachsen. Im Moment testet man das Planon-Modul FacilityOffice Mietregister und denkt über eine Einführung dieses Moduls nach. Herr Ferber freut sich auf eine Zukunft mit Planon.
